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西安工程大学合同管理办法
2014-03-04 11:03   审核人:

第一章总则

第一条为了进一步规范西安工程大学(以下简称“学校”)所签订各类合同的管理,规范学校及其所属各单位与自然人、法人或者其他组织之间进行的民事、教育、技术、经济等活动,实现依法治校,规范管理。根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规之规定,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称学校签订合同,是指以学校名义并经法定代表人或者得到学校法定代表人书面授权委托的代理人代表学校与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事、教育、技术、经济等关系的协议。

第三条学校签订合同,应当遵守国家法律、法规,维护学校的合法权益并符合本办法的规定。

第四条学校法定代表人书面授权委托的代理人,在委托权限范围和期限内,代表学校依法签订、变更和解除合同。

第五条学校所属的不具有法人资格的部门,未经法定代表人授权,不得以本部门的名义签订合同。学校投资或者合资设立的具有法人资格的单位,可以以本单位的名义签订合同,但应报学校党政办公室备案。

第六条学校聘请法律顾问,按学校要求协助学校起草、修改、审查合同,参与重大合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。

第七条学校按照“统一领导,归口管理,分级负责”的原则建立合同管理体制。校长根据学校有关规定全面领导合同管理工作;分管校领导、合同管理部门和其他相关部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。

第七条学校合同管理部门是指下列经学校授权、代表学校签订、履行以及管理合同的学校职能部门。

党政办公室:负责订立、管理学校综合性合同,并负责协调学校其他合同管理部门管理学校合同的有关事宜;

人事处:负责学校人事合同、劳动合同的管理;

科技处:负责学校纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、专利申请、产学研合作、科技成果等转让等合同的管理;

国有资产管理处(招标采购领导小组办公室):负责国有资产处置、租赁合同、政府采购项目及货物、维修工程、服务项目合同及其他的监督管理;

基建处:负责基建建设工程设计、工程招标代理、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理;

图书馆:负责图书购置、图书捐赠等合同的管理;

后勤管理处:负责校内各类改建、扩建、修缮、装修工程项目、维护检测、水电汽等合同的管理;

财务处:负责银行贷款、银校合作等合同的管理;

经营性资产公司:学校授权的门面房、经营用房的出租、维护维修等合同的管理;

校医院:负责药品、医学仪器购买等合同的管理;

其他合同管理部门:负责相关合同签订、履行和管理。

第八条学校合同管理部门在合同的订立、履行以及合同纠纷的处理过程中,应主动听取并采纳学校法律顾问的正确意见。

第九条学校合同管理部门(签订和履行)的主要职责是:

(一)负责审查合同方的主体资格、资信状况及履约能力,包括营业执照的审核、资质证明、合同方的法人代表及法人代表授权委托书、业绩证明等;

(二)进行合同的协商与谈判,起草、审查和订立合同,防止签订不完善或者有重大缺陷、损害学校权益的合同;

(三)监督、检查合同的履行情况,定期向主管领导汇报;

(四)制止本单位人员利用合同进行违法违纪活动;

(五)参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动;

(六)保管合同及与履行、变更、解除合同有关的文件资料。

第十条学校合同管理部门(签订和履行)应指定专人具体负责合同管理工作。合同管理人员的主要职责是:

(一)参加项目的调研、评估,提供初步意见;

(二)参加项目的谈判、合同文本的起草和合同的签订;

(三)检查合同履行情况,对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题及时向有关部门领导汇报并提出具体的解决办法;

(四)建立合同档案,保管合同及其相关资料,并按学校相关要求及时归档;

(五)参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。

第十一条学校各合同管理部门负责人的主要职责是:

(一)参加项目的谈判、合同文本的起草和合同的签订;

(二)提请学校有关部门审查、商讨合同内容,征求相关部门的意见,审定合同文本,以确保合同的内容、形式合法,维护学校合法权益;

(三)监督检查合同的履行情况;

(四)协调有关单位解决合同履行过程中出现的问题;

(五)参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动;

(六)检查验收拟归档合同及其相关文件资料并签字。

第三章合同的订立

第十二条以学校名义与自然人、法人或者其他组织进行的民事、教育、技术、经济活动等,应当签订书面合同。

通过信件和数据电文(包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件)等就合同主要条款达成协议的,应当签订确认书,签订确认书时合同成立。

第十三条代表学校签订合同的人,必须是学校法定代表人或者学校法定代表人书面授权委托的代理人。

凡未得到学校法定代表人书面授权委托而以学校名义签订的合同,由合同签订人自行负责并承担经济损失及法律责任。

第十四条学校签订的合同,在加盖学校公章或者学校授权并备案的合同专用章时,必须有学校法定代表人签名(签名章)或者法定代表人书面授权委托的代理人签名。

第十五条校属各单位应遵循学校招标采购、物资采购、零星采购等管理办法或相关规定,按程序办理好合同签订前的相关事宜;学校合同管理部门负责人代表学校签订合同,必须办理学校法定代表人授权委托手续,在委托权限范围和期限内签订合同。

除科技合同、学校接受馈赠的合同、奖学金合同、为学校提供服务等不需要学校承担投资(或出让权益)的合同以及水电暖供应的格式合同、车船机票及相关的保险合同等学校认为不需要会审的合同外,其余合同在签订时,进行合同会审会签(见附件1)。

续签合同的签订,在合同基本条款(包括合同方名称、法人或法人授权委托人、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任等)没有变动的情况下,合同管理部门负责人、分管校领导签字后可直接签订合同。否则,应进行合同会审会签。

学校重大合同(含非学校招标采购领导小组组织招标采购的重要合同)须经总会计师审核,招标采购领导小组组织招标采购的合同须经学校招标采购领导小组负责人审核,其它合同由具体合同管理部门合同和分管领导审核。

第十六条合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》的规定。合同文本尽量采用国家行业管理部门统一制订的格式文本或规范性文本。没有规范文本的,学校合同管理部门应当制订规范的合同文本。

第十七条学校合同签订的具体业务部门,应当仔细审核合同对方的资质、经济性质,应当核查对方签约人的资格、签章及公章的真伪性,并对合同的履行全面负责。

合同签订后,学校合同签订人应将合同正本交合同管理部门保存,并在项目完成后一个月内连同合同审签表及相关材料一并归档;合同副本及合同审签表复印件交党政办公室备案。有关人员在履行合同时可使用合同副本或者复印件。

第四章合同的履行与变更

第十八条依法签订的合同,必须遵守。学校及所属与履行合同相关的单位应当按照合同约定,履行义务,享受权利。

第十九条合同签订后,学校合同管理部门应当安排有关单位和人员负责该合同的履行,有关单位和人员应及时将合同履行过程中出现的问题、拟采取的措施向学校合同管理部门汇报,学校合同管理部门应当及时处理。

第二十条对合同履行过程中出现的原合同中未约定事项,或者因其他原因需要变更合同的,必须说明变更的理由、变更的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。由学校合同管理部门先与对方进行协商,达成书面的变更协议并经学校法定代表人或者其授权委托的代理人签字确认后,方可变更合同。合同主要条款变更的,按本办法的第十五条规定执行。合同会签一般每周一上午集中组织会议进行。

第二十一条在合同履行过程中,对合同双方相互来往的文书以及便签、便函等,负责实施该合同的有关单位和人员应当妥善保管,作为合同履行过程的证据。需要签章确认的,应报请学校合同管理部门批准。

第二十二条在合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方,并向学校合同管理部门和分管校领导汇报,积极采取相应措施以防止损失扩大。凡与学校签订合同后有违约或其他不诚信行为的单位,列入学校不再与其签订相关合同的黑名单。

第五章合同纠纷的解决

第二十三条合同发生纠纷后,学校负责实施该合同的有关单位和负责履行合同的人员应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,写出对该纠纷的处理意见,用书面形式报学校合同管理部门和主管领导。

第二十四条合同发生纠纷后,由负责合同履行的单位及相关负责人及时与学校有关单位协商,确定该合同纠纷解决的具体方案,报分管校领导批准,组织或参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

处理合同纠纷所发生的费用,根据责任确定是否由负责实施该合同的有关单位或者合同管理部门承担。

第六章罚则

第二十五条有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任者或者有责任的负责人进行批评教育;造成损失的,按其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚;违反国家法律法规的承担相应的法律责任。

(一)学校合同管理部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的

(二)委托代理人超越学校委托权限及期限签订合同的;

(三)负责合同订立、实施的单位及个人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,或者调查、审查后应发现问题而未发现,造成被骗,给学校造成损失的;

(四)应签订书面合同而未签订,或者合同变更应签订而未签订合同,并给学校造成损失的;

(五)违反本办法第二十一条的规定,擅自给对方签收单据,或者私自补签单据的;

(六)丢失或者擅自销毁合同和合同附件,以及合同履行过程形成的各种函件、单据,造成证据缺失的。

第二十六条未经学校批准或者授权,擅自以学校名义签订的合同为无效合同,合同签定的单位或者个人,应对该合同承担全部责任;学校将给予该单位责任人或直接责任人行政处分直至追究其法律责任。

第七章附则

第二十七条本办法适用于学校与自然人、法人或者其他组织之间订立的各种合同、协议。学校投资或者合资设立的具有法人资格的单位订立合同以及学校内部的合同,参照本办法执行。

第二十八条本办法由党政办公室负责解释。

第二十九条本办法经校长办公会议通过,自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。

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