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“多管齐下”提升办文质量
2015-11-19 14:52   审核人:

(秘书工作2015年第8期 作者:作者单位:重庆市发展和改革委员会办公室曹亮)政府部门公文质量既关系行政决策的科学性和执行力,也关系机关的威信和形象。作为政府综合经济部门,我委年均公文流转量在万件以上,收发公文多为政策研究、规划编制、重大事项协调类,涉及改革发展的方方面面,对文件质量和时效性、专业性要求很高。工作中,我们以问题为导向、以需求为指引,通过健全完善办件系统、创新优化办件机制,有效提升了办文质量,更好地发挥了以文辅政的职能作用。

一、升级服务,健全“三时”智能办件系统

“工欲善其事,必先利其器。”公文系统作为办公自动化的核心系统,对于规范办文程式、提高办文效率具有十分重要的作用。为此,办公室逐件分析了近三年来党委办公厅和政府办公厅发布的公文错情信息,结合我委业务特点,梳理出了错情“高发区”;逐个走访了委机关各处室,了解大家对原内网办公系统的意见和建议,梳理归总后,会同技术开发人员,按“省时、即时、及时”的原则,健全优化内网智能办件系统。

一是处室省时拟文。依据来文类别,办文系统可自动调用后台信息生成格式模版,嵌入发文标题、主送单位和抄送单位等关键信息,确保文种正确、附件齐全、格式规范。

二是全程即时留痕。利用系统软件技术实现电子文档在公文流转系统中的即时留痕,对修改人员、修订内容、修改时间等信息全程记录,使承办人全面掌握过程性信息和各方意图,也避免了修改责任不明确等现象。

三是核后及时提醒。新设“办件进度提示”功能,网上核稿后,与核稿模块关联的内网邮箱会立即向承办人员发送取件提醒,并由核稿人员打印拟文笺和正文稿,投入办公室“已核公文集散中心”,承办人自行取件进入送签程序,改变了以往“一对多”电话提醒取件的常规模式,便于核稿人员从繁杂的事务性工作中解脱出来。

二、厘清责任,建立流程节点联系机制

办公室审核和文印工作是公文质量过程管理的重要一环。为确保充分履行岗位责任,我们首先对审核、文印流程及岗位职责进行了明晰,确保做好公文审核、文印等分内之事。

一是专人专岗,量化岗位职责分工。统计全委近五年发文总量,优化调整对口办文处室,设立“1+2+X”对口服务机制,进行精细化管理。即“办公室每一名核稿人员对口联系两名文印人员,每名文印人员对口联系若干处室”,直接将处室文稿的审核、文印工作明确到核稿、文印人员,实现了核稿、制文、用印、归档责任到人。

二是把握环节,做好信息公开和保密审查。收集吸纳中央到地方的政府信息公开、保密审查等条例规章,优化设计委机关公文拟稿笺,对信息公开和定密审核实行“一笺式”管理,将信息公开的依据及方式、定密点及定密依据等全部细化,相应调整网上审核流程,与公文核稿同步进行。

三是建章立制,加强文印中心管理。研究制定《文印人员绩效考核制度》,充分调动文印人员在公文质量管理中的积极性和主动性,试行知识技能测试、AB角顶岗、处室服务评分、周例会检查、月综合排名末位约谈警示等考核机制。同时,鼓励文印人员拓宽知识面,特别是掌握公文体例格式、报送渠道等相关要求,积极参与到“全员纠错”等工作中,共同提高发文质量。

三、严格监管,建立全员纠错控制机制

公文审核把关工作是公文质量管理的重要一环,也是体现办公室管理水平的重要载体。我们通过层层把关、加强监管,全力打好公文错情“歼灭战”。

一是建立校对审查把关机制。在校对工作中,我们实行“双人签发、全员纠错”保障措施,即委领导签发后文印人员制作校样,由文印人员和处室承办人共同校对签字。此外,动员办公室全体人员和文印中心人员,在日常工作中对办理中和已办毕文件进行浏览审查,既积极学习了解全委中心工作,又同时审查公文是否存在错情,发动全员之力加强公文质量的审查把关。

二是建立核稿流程监管机制。在核稿工作中,我们主要采取了以下几项措施:首先,公文运行到办公室后,由核稿人员严格审核把关,打印纸质件加盖“核稿骑缝章”,避免核稿后的“抽换风险”;其次,文印人员制版后,由核稿人员对公文内容、格式、签发流程等进行全面复核;最后,在用印环节,由机要人员对公文的各类要素进行审查。公文办毕后,因特殊原因确需调整修改,需征得处室负责人、分管委领导同意,由机要人员赋予文印人员权限进行修改,避免了公文改动的随意性。

三是建立公文错情通报机制。在内网探索设立“错情通报”栏目,既将两厅通报的各类公文错情上传“引以为鉴”,又自亮“家丑”,对办公室核稿发现的各类错情适时挂网,提醒各处室加以规范。

四、强化担当,建立督促考核约束机制

主办处室文件起草是保证办文质量的第一步,也是最关键的一步。按照“谁主办、谁负责”的原则,我们坚持从文件起草抓起,采取“一提醒、二约谈、三通报”的督促和“考核约束”机制,不断强化主办处室的主体责任,切实保障办文质量。“一提醒”是指通过核稿纠错等方式,某处室一个月内连续三次发现错情,或一份文稿中发现三处以上错情,由办公室负责人对处室负责人进行提醒,请其加强本处室发文质量管理;“二约谈”是指办公室提醒后,一个月内再次发现错情,由分管委领导对处室负责人进行约谈;“三通报”是指分管委领导约谈后,一个月内该处室仍有公文错情,通过委主任办公会或全委通报的方式,对该处室进行通报批评;“考核约束”是指将公文质量纳入处室绩效考核,凡出现公文错情的,按严重程度对处室进行扣分处理。通过强化主体责任,进一步督促各处室拟文时对公文内容和体例格式进行逐级审核、严把关口,有力保证了办文质量。

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